労務リスクを見える化し、強い組織をつくる。

勤怠データ、給与台帳、雇用契約書を突き合わせると、始業前の作業が労働時間に入っていない、固定残業代の時間数と金額が契約書から読み取れない、役職者を一律に管理監督者として扱っている、申請された残業時間とパソコンの利用記録が合わない、といった論点が次々に出てきました。

アイレクスは、問題を指摘するだけでなく、潜在的な未払い賃金の試算、優先順位の整理、勤怠ルールと雇用契約書の改定、管理職区分の見直し、買い手から質問された際に事実を説明できる資料の整備まで支援しました。

社長からいただいたのは、「問題がゼロだったわけではない。でも、何がどこまで問題なのか分からない状態で値段を下げられる怖さがなくなった。
売る前に見てもらって本当によかった」という言葉でした。

書類を探しましたが、36協定は以前の事業所名のまま、タイムカードと残業申請の時間も一致せず、給与計算の根拠を説明できる人は退職済みでした。

アイレクスは、提出を求められた資料を整理し、勤怠と給与の差異を一件ずつ確認したうえで、会社として説明すべき事実と、今後改めるべき運用を切り分けました。

その後、残業申請、休日出勤、直行直帰、始業前作業のルールを作り直し、管理職向けの説明会まで実施しました。対応を終えた社長からは、「何を聞かれるか分からず、会社全体がパニックになっていた。隣で資料を見ながら順番を決めてもらえたことで、ようやく落ち着いて対応できた」と感謝していただきました。

就業規則は創業時にインターネット上のひな型を参考に作ったまま。服務規律も懲戒の基準も曖昧で、面談記録も残っていませんでした。
この状態で感情的に処分すれば、別の問題を生むおそれがあります。

アイレクスは、過去の経緯と事実関係を整理し、面談の進め方、記録様式、注意・指導の段階、管理職への共有範囲を設計しました。
同時に、ハラスメント、情報管理、勤怠、私物端末、退職時の引継ぎまで就業規則を全面的に見直し、管理職研修を実施しました。
支援後、社長からは「一人の社員をどうするかという相談だったのに、会社全体が同じ基準で動けるようになった。次に問題が起きても、もう慌てないで済む」と言っていただきました。

アイレクスは、採用計画、雇用形態、研修、育児休業の予定を事前に確認し、活用可能性のある制度を年間スケジュールに落としました。雇用契約書、就業規則、出勤簿、賃金台帳の内容も先に確認し、制度実施後に慌てて書類を作る運用を改めました。
その結果、会社は要件を確認してから施策を始められるようになり、申請のたびに現場を巻き込んで資料を探す必要もなくなりました。
担当者からは、「助成金を取ってくれたこともありがたいが、それ以上に、最初から失敗しない進め方を会社に残してくれたことが大きい」と評価していただきました。

勤務時間が増えて加入要件を満たしたパート社員の手続が遅れている一方、役員報酬や手当の変更が適切な時期に反映されていないケースもありました。

アイレクスは、従業員区分ごとの加入判定、入退社時の確認表、報酬変更時の手順、算定基礎届や月額変更届のチェック方法を整理しました。
単に保険料を安くするのではなく、加入すべき人は正しく加入させ、不要な誤りや重複をなくす「社会保険の適正化」です。

社長からは、「保険料が合っているかどうか、毎月なんとなく不安だった。正しい理由を説明できる状態になり、経営としても社員に対しても安心できた」との言葉をいただきました。

「この人がいなくなったら、誰も給与を計算できない」と気づきました。
アイレクスは、勤怠の締め、残業申請、欠勤控除、各種手当、社会保険、住民税、振込データ作成までの流れをすべて棚卸しし、判断が必要な箇所と単純作業を切り分けました。

給与マスターを整理し、チェック表と年間予定表を作成し、引継ぎ後のテスト計算まで実施しました。
結果として、給与計算にかかる日数が短くなり、担当者が休んでも複数名で確認できるようになりました。

「給与を間違えずに出せることが、こんなに安心につながるとは思わなかった。退職の相談から、会社の仕組みそのものを変えてもらった」と感謝していただいた事例です。